Подскажем, какие правила складского учета нужно выполнять, чтобы налоговики не сняли расходы и вычеты. Также вы найдете советы, как сократить время на оформление бумаг.

Из-за неправильной организации складского учета строительные компании могут лишиться расходов и вычетов. Ориентируйтесь на Методические рекомендации по учету запасов. Этот документ зарегистрирован в Минюсте, поэтому применять его обязательно. Как организовать складской учет, чтобы избежать претензий налоговиков и потратить минимум времени, читайте в статье. Также смотрите на реальных примерах, что бывает, если не выполнять правила.

• Важная статья:

Шаг 1. Организуйте систему хранения и учета

Как сократить документооборот: если хранить материалы на одном складе, составлять приходный ордер при приемке материально-производственных запасов (МПЗ) не обязательно. Еще одно обязательное условие – приемку делает один сотрудник.

Складскую структуру надо продумать заранее так, чтобы обеспечить хранение МПЗ в подходящих условиях. Например, в закрытых помещениях или под навесами и т. д. Предусмотрите охрану – это избавит от порчи и хищения ценностей.

Материалы нужно измерять в соответствующих единицах измерений: штучных, весовых, объемных, линейных и т. д. Система учета МПЗ должна обеспечивать полную оперативную информацию: какими запасами располагает компания, где что находится, кто и за что отвечает.

С помощью субсчетов и аналитики нужно организовать учет запасов:

• по наименованиям – кирпич, стекло, краска и т. д.;
• по местам хранения – склад № 1, склад № 2, стройплощадка объекта № 3 и т. д.;
• по материально ответственным лицам – Архипов, Краснов и т. д.

Шаг 2. Утвердите список материально ответственных лиц

Как сократить документооборот: назначить на приемку МПЗ одного материально ответственного сотрудника. В таком случае можно не составлять приходный ордер. Есть еще одно условие.

За прием и отпуск запасов, их сохранность, документальное оформление операций должны отвечать материально ответственные лица – завскладом, кладовщик, прораб. Руководитель компании должен утвердить список сотрудников, которым предоставляет право подписывать документы на получение и отпуск МПЗ.

Ответственные работники также выдают разрешение на вывоз запасов со складов и иных мест хранения компании.

Отпускать материалы со складов можно только работникам из этого списка. С ними нужно заключить договоры о полной материальной ответственности. Кроме того, надо обязать материально ответственных лиц вовремя сдавать документы в бухгалтерию. Сроки установите в графике документооборота и ознакомьте с ним сотрудников под подпись.

При увольнении или переводе материально ответственных лиц проведите сплошную инвентаризацию ценностей, которые за ними числятся. Также нужно оформить передачу запасов другому ответственному лицу по акту (п. 258 Методических указаний № 119н).

Шаг 3. Установите способ оформления приемки материалов

Как сократить документооборот: вместо того чтобы на каждую приемку оформлять приходный ордер, ставьте штамп на документах поставщика.

Образец. Штамп приходного ордера

При поступлении запасов на склад проверяйте первичку, чтобы не было расхождений с фактом. Оформите приходный ордер по форме № М-4 (утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).

Вместо этого можно проставлять на накладной от поставщика штамп. Он приравнивается к приходному ордеру, если в оттиске есть те же реквизиты, что и в самом документе. Конкретные данные – номер, дату, подписи, должности, место хранения указывают вручную. Образец выше.

Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД» КРЕДИТ 60
– получены материалы от поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– выделен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19
– принят НДС к вычету.

Материалы нередко поступают прямо в подразделения, минуя склад. Однако их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение.

Одновременно надо составить документы на приход и на выдачу. Например, лимитно-заборную карту по форме № М-8, требование-накладную № М-11, накладную № М-15. В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы транзитом – без завоза на склад (абз. 1 п. 51 Методических указаний № 119н). Такой способ прихода материалов отразите в учетной политике.

Шаг 4. Спишите материалы

Как сократить документооборот: не обязательно каждый раз высчитывать количество отпущенных на строительство массовых материалов – можно просто списать разницы на основе инвентаризации.

Для списания стоимости МПЗ в расходы понадобятся дополнительные документы. Например, отчет прораба по форме № М-29, акт о списании материалов – его утверждает руководитель. Пока запасы не списали, они числятся у материально-ответственного лица как подотчетные.

Спишите материалы проводкой:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
– списаны материалы.

Возврат неиспользованных материалов на склад оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Эти материалы кладовщик приходует на склад и одновременно списывает с подразделения:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
– приняли от подразделения (МОЛ) неиспользованные материалы.

Руководители подразделений должны ежемесячно составлять отчеты о наличии и движении материальных ценностей (п. 114 Методических указаний № 119н).

Массовые однородные материалы не всегда получается отпускать по фактическому весу или объему. Например, песок, щебень, гравий. Для таких материалов допускается определять отпущенное в производство количество на основе периодических инвентаризаций. Их надо проводить не реже одного раза в месяц (п. 110 Методических указаний № 119н).

Результаты инвентаризации комиссия оформляет актом. Расход сырья в этом случае устанавливается как разница между количеством по учетным данным к моменту инвентаризации и остатком по данным инвентаризации.

Обычно компании отпускают материалы со складов участкам, подразделениям, бригадам на основе установленных лимитов. Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД»
– переданы материалы в подразделение.

Отпуск МПЗ в подразделения, на стройплощадку – это внутреннее перемещение (п. 57, 90 Методических указаний № 119н). Оно не означает, что материалы отпустили непосредственно в производство.

Шаг 5. Обеспечьте внутренний контроль

Как сократить документооборот: ведите складской учет в специальной программе, а не вручную. Но помните, что без первички расходы недействительны.

Как вести учет внутри склада, компания решает самостоятельно. Например, с помощью карточек по форме № М-17. На каждый вид запасов нужно завести карточки складского учета с указанием наименования и единицы измерения. Приход и расход запасов записываются в эти карточки в натуральном выражении.

Можно вести книги складского учета. На каждый вид материала открывается отдельный раздел книги – лицевой счет. В каждом лицевом счете указывается та же информация, что и в карточках складского учета (п. 274 Методических указаний № 119н).

Компании ведут учет автоматизированно – в бухгалтерской программе. Кладовщик вводит информацию, предусмотренную в карточках складского учета, непосредственно в компьютер. В отдельных компаниях пренебрегают бумагами. И оправдываются тем, что согласно учетной политике складской учет ведется в бездокументарной форме на электронных носителях.

Однако без правильно оформленных первичных документов данные автоматизированного учета ничего не значат.

За неправильный складской учет компании грозят санкции. Полный перечень наказаний мы собрали в статье.

Таблица. Что будет за неправильный складской учет

Ведение складского учета необходимо для контроля движения и сохранности товаров на предприятии. О том, как рациональнее организовать учет, какой выбрать способ и систему учета ТМЦ, поговорим далее.

Сортовой способ учета

Основным НПА, регламентирующим порядок и методы складского учета, являются Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее — МПЗ), которые утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н. Данными указаниями предусмотрены 2 основных способа учета МПЗ: сортовой и партионный.

Сортовой метод учета применяется при хранении товаров по сортам и наименованиям. ТМЦ могут отличаться и более подробными характеристиками, такими как цвет, форма, единица измерения и проч. При этом цена приобретения, время поступления и партия товара не столь важны. То есть вновь поступивший товар добавляется к остаточным позициям и смешивается с ними вне зависимости от цены, поставщика и партии товара.

При реализации или ином выбытии товар выбирается произвольно. Причем для оценки ТМЦ могут использоваться следующие методы:

• ФИФО (первым пришел, первым выбыл) — в данном случае стоимость ТМЦ при списании отражается по цене первой партии;
• средняя стоимость — суммируется стоимость товаров со всех поступлений и делится на количество;
• стоимость единицы товара.

На каждую позицию товара материально ответственные лица (далее — МОЛ) заводят карточку складского учета М-17. Такая карточка ведется в течение года. В нее вносятся данные о товаре: номенклатурный номер, склад местонахождения, учетные цены и проч. После чего МОЛ отражает каждое движение МПЗ на складе: поступление, перемещение, выбытие на основании первичных и сопроводительных документов.

Торговые компании используют карточку количественно-стоимостного учета ТОРГ-28.

К плюсам использования данного способа относятся:

• рациональное и экономное использование площади склада;
• возможность адресного хранения ТМЦ, то есть у каждого вида товара имеется свой буквенно-цифровой шифр, который присваивается в зависимости от полки (ячейки), на которой хранится ТМЦ на складе;
• оперативное управление остатками товаров.

Из минусов можно выделить:

• отсутствие возможности разделения товаров одного вида по цене поступления;
• увеличение трудозатрат.

Для взаимодействия склада и бухгалтерии возможны 2 метода ведения учета: количественно-суммовой и сальдовый.

При использовании количественно-суммового метода учет товаров ведется по количеству и стоимости ТМЦ и на складе, и в бухгалтерии. При этом методическими рекомендациями предусмотрено 2 варианта:

1. На складе ведется только количественный учет в складских картах, а вся первичная документация сразу после оприходования сдается в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заводит карточки количественно-суммового учета на каждую номенклатурную позицию и выводит остатки и обороты по движению товаров. Далее составляется единая оборотная ведомость по всем номенклатурным номерам. То есть бухгалтерия дублирует складской учет, выводя остатки и по количеству, и по сумме.
2. Складские карточки ведутся только складом в стоимостном и количественном выражении. В бухгалтерии же вся приходная и расходная первичка группируется по видам номенклатуры, а в конце периода подсчитываются итоговые данные. Результаты записываются в сводную ведомость и сверяются с данными складского учета.

Ведение складского учета сальдовым методом предусматривает следующий порядок: склад учитывает товар только по количеству, а бухгалтерия — только в суммовом выражении. То есть на складе в течение установленного графиком документооборота периоде ведется оперативное движение товара в карточках на основании первички. В конце срока все документы сдаются в бухгалтерию.

Ответственный за участок ТМЦ бухгалтерский работник сверяет данные первичных документов со сведениями, указанными в карточках, ставит свою визу и переносит результаты в сальдовые ведомости, на основании которых составляется сводная итоговая ведомость в разрезе синтетических счетов (субсчетов), товарных групп, а также складов или подразделений.

Партионный способ учета

При учете МПЗ партионным способом каждая поступающая партия товаров хранится отдельно от предыдущих. Партия — однородный (одинаковый) товар, поступивший:

• по нескольким транспортным документам, но от одного поставщика в одно время;
• по одному транспортному документу.

Учет МПЗ по партиям ведется и на складе, и в бухгалтерии одновременно.

При поступлении товаров МОЛ регистрирует их в журнале и присваивает порядковый номер всей партии товара. Данный номер фиксируется во всех последующих расходных документах при выбытии ТМЦ из данной партии.

На основании сопроводительных первичных документов, полученных от поставщика, МОЛ заводит специальную партионную карту. Чаще всего используется форма МХ-10, но возможно использовать и бланк, разработанный компанией применительно для каждого отдельного вида товаров. В данной карте фиксируется все движение МПЗ из конкретной партии: документ выбытия, дата, количество — и так до полного израсходования ТМЦ.

По факту выбытия всей партии ТМЦ МОЛ закрывает партионную карту, составляет акт израсходования МПЗ и передает все бумаги в бухгалтерию.

К положительным сторонам данного метода учета можно отнести:

• усиленный контроль остатков;
• снижение потерь;
• возможность реже проводить ревизии.

Из минусов можно отметить:

• нерациональное использование площадей;
• невозможность оперативного учета по номенклатуре, так как учет ведется в разных партионных картах.

Партионный способ учета МПЗ очень удобно применять при реализации однородного товара с определенным сроком годности, а также на предприятиях общественного питания.

Выбранный вариант учета товаров — сортовой или партионный — необходимо зафиксировать в учетной политике предприятия.

Система складского учета

Если буквально 20 лет назад учет велся в основном вручную, то сегодня представить современный склад без автоматизированной системы учета довольно сложно. Рассмотрим плюсы и минусы каждой из систем.

Ведение складского учета вручную грозит ошибками и просчетами (человеческий фактор), а также требует значительных трудо- и времязатрат.

При значительной отдаленности бухгалтерии от склада при ручном учете возникают следующие сложности:

• случайные, а иногда и специальные ошибки, приписки с целью хищения и проч.;
• несогласованность работы сотрудников;
• значительные временные затраты при передаче документов в бухгалтерию и обратно;
• невозможно оперативно отследить остатки на складе;
• нет возможности зарезервировать ТМЦ для покупателей;
• частые проверки остатков;
• трудовые и временные затраты на проведение ревизий.

Чтобы снизить влияние человеческого фактора, а также трудовые и временные затраты, многие предприниматели вводят автоматизированные системы учета на предприятии. Сегодня производители предлагают большой ассортимент программного обеспечения для автоматизации складского учета.

Все они отвечают основным параметрам:

• возможность отслеживать движение товара на складе — приход, расход остаток за любой выбранный период;
• управление программой из любой точки мира, практически с любого электронного устройства;
• выписка пакета первичных и учетных документов;
• оперативное взаимодействие всех служб предприятия;
• формирование и отслеживание ценовой политики предприятия, а также системы скидок;
• ведение учета нескольких складов одновременно;
• быстрый вывод остатков для проведения инвентаризации, а также возможность отследить причину тех или иных отклонений.

Из минусов можно отметить:

• затраты на приобретение программы и ее периодические обновления;
• проблемы с кадрами, знающими принципы работы в программе;
• содержание IT-менеджера, а на крупных предприятиях- IT-службы.

Как видно из вышеприведенного обзора, автоматизированные системы учета наиболее эффективны и позволяют оперативно и выгодно управлять складом.

Итоги

Склад — важная составляющая бизнес-процесса любого предприятия. От того, насколько эффективно организована его работа, зависит получение прибыли предприятия в целом. Для этих целей предусмотрены специальные способы учета ТМЦ: сортовой и партионный, а также применение автоматизированных программ складского учета.

Перемещение материальных ценностей внутри отделов одного предприятия или между разными субъектами хозяйствования должно быть подкреплено приходно-расходными документами. Учет материалов на складе и в бухгалтерии может быть организован на базе унифицированных бланков или с использованием самостоятельно разработанных на их основе шаблонов. От правильности оформления в учетных регистрах каждой операции зависит признание или непризнание контролирующими органами конкретного действия экономически обоснованным.

Порядок организации учета ТМЦ

Задачи, которые должны решать системой материального учета таковы:

• своевременность фиксации актов хозяйственной деятельности;
• полнота раскрытия всей существенной учетной информации;
• контроль списания и перемещения активов;
• повышение эффективности управления ресурсной базой.

Складской учет базируется на отслеживании количественных и качественных показателей по всей номенклатуре ценностей. В бухгалтерии же используют систему приведения любых значений к единому денежному измерителю: все активы отражают, как правило, не в натуральных измерителях, а в стоимостных.

Основу для бухгалтерских записей составляет складской учет материалов. Документооборот организовывают с привязкой к номенклатурной группе активов.

Аналитику в бухгалтерском учете следует вести по видам ценностей и по местам, где эти активы хранят. Все операции с материалами и сырьевыми ресурсами отражают по активному синтетическому счету 10. Корреспонденции составляют с участием счетов:

• затрат;
• расчетов с контрагентами;
• счетами по обозначению недостач.

Порядок и правила приходования и списания материалов, который применяет субъект хозяйствования, утверждают во внутренних нормативных положениях (например, в учетной политике).

Ценности, отгружаемые поставщиками в места хранения на территории предприятия-покупателя, показывают в бухгалтерии по учетной цене или в размере фактической себестоимости. При этом в стоимость закладывают полный комплекс издержек, которые были понесены покупающей стороной при реализации сделки купли-продажи.

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

• тара;
• сырье для производства;
• полуфабрикаты;
• вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
• запчасти;
• отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2 . Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11 , причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

• сменился человек, который отвечал за помещение;
• фирма ликвидируется;
• недавно произошло ЧС;
• выявили лиц, которые портили имущество;
• регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

• ИНВ-22;
• ИНВ-3;
• ИНВ-18 при необходимости.

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

• Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
• Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
• Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

• Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
• Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

• названии предприятия;
• кому принадлежит;
• номер каждой карты отдельно;
• название помещения;
• подробности о ценности, которая хранится;
• информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также - наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Операции прихода

Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

• название компании грузополучателя;
• имя контрагента, от которого запасы поступили;
• номер – обязательно условие;
• дата составления;
• название помещений;
• код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

• объемы;
• в чем измеряется;
• по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

• за средства человека, отвечавшего за изделия;
• если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

• Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
• Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
• Разработка справочника имущества.
• Учет поступающего товара и сырья.
• Возможность контролировать запасы и остатки.
• Серьезное облегчение поиска любой вещи.
• Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

• Mobile SMARTS: Склад 15.
• Mobile SMARTS: Магазин 15.
• Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
• Модуль адресного хранения.
• Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

1. Инвентаризация.
2. Списание брака/порчи.
3. Формирование внутренней/внешней отчетности.
4. Возврат поставщику.
5. Возвращение от покупателя.
6. Продажа.
7. Введение документа в систему.
8. Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Движение товаров и материалов с момента приемки на склад до момента выбытия со склада предприятия должно документироваться и своевременно отражаться в бухгалтерском учете. Бухгалтерия предприятия отвечает за общее руководство и контроль за правильностью ведения документов. Учет ТМЦ в бухгалтерии, проводки и документы, используемые при оформлении операций, должны соответствовать законодательным нормам и принятой на предприятии учетной политике.

Документооборот на предприятии может производиться по унифицированным формам или в соответствии с ФЗ N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ред. от 23.05.2016 с использованием собственных форм документации при условии наличия в них всех требуемых реквизитов.

Документооборот при учете ТМЦ

Документы по оформлению операций движения ТМЦ на предприятии

Отражение поступления ТМЦ в учете

Бухгалтерские проводки по учету поступления ТМЦ

Отражение перемещения ТМЦ в учете

Движение ТМЦ между складами отображается корреспонденцией счетов аналитического учета внутри соответствующего балансового счета.

Отражение выбытия ТМЦ в учете

Выбытие товаров и материалов при их передаче в производство, отпуске покупателям отражается проводками: